Activiteitenrapport van vacatures
Wat is een activiteitenrapport?
Wat is een activiteitenrapport?
Heel simpel gezegd is een activiteitenrapport het aantal uren wat iemand aan vrijwilligerswerk heeft gedaan. Dit wordt op de vacaturebank bijgehouden op basis van de vacatures waar een vrijwilliger op reageert.
Dit maakt het voor organisaties mogelijk om te zien hoeveel uur vrijwilligerswerk er door vrijwilligers is uitgevoerd. Voor vrijwilligers heeft het ook voordelen. Die kunnen namelijk een dossier bijhouden met hoeveel uur vrijwilligerswerk ze in totaal hebben gedaan. Tenslotte helpt het Vrijwilligerspunt ook. Het wordt simpeler om te zien hoeveel vrijwilligerswerk mensen doen,. Hierdoor kunnen we gemakkelijker vrijwilligers die veel doen in het zonnetje zetten.
Hoe werkt het?
Een activiteitenrapport kan worden aangemaakt voor elke vacature waar een vrijwilliger op reageert. Voor elke vrijwilligersvacature kan deze op 2 manieren worden aangemaakt.
Automatisch door het systeem
De aanmaak van activiteitenrapporten is direct gekoppeld aan de status van aanmeldingen voor vacatures. De automatische rapporten worden alleen aangemaakt voor bemiddelingen die op match staan.
Het kan voorkomen dat het systeem de uren niet exact kan berekenen. Dit kan komen omdat er bepaalde informatie mist. Het systeem geeft dan een schatting. Hierbij wordt gebruik gemaakt van historische gegevens. Namelijk andere (geanonimiseerde) vacatures en bemiddelingen die in systeem zijn aangemaakt. Het aantal uren kan altijd worden aangepast door de organisatie.
Handmatig door vrijwilligers
Wanneer een gebruiker een Activiteitenrapport aan zijn profiel wil toevoegen, kan hij dit zelf doen. Een vrijwilliger kan zelf een organisatie of zelfs vacature opzoeken waar hij actief is geweest. Het rapport wordt alleen aangemaakt als jullie als organisatie het rapport ook goedkeuren.
Waar zijn Activiteitenrapporten en Impacturen te vinden?
Activiteitenrapporten zijn te vinden op twee plekken op de site.
Het tabblad "Activiteitenrapporten" bij de vacature toont alle rapporten die aan die specifieke vacature zijn gekoppeld.
Hier kunnen organisatiebeheerders en moderators dat Activiteitenrapport bewerken of bevestigen.
Je vindt dit tabblad door in het menu van de site te klikken op jouw profielicoon. Klik vervolgens op de naam van jullie organisatie om naar de organisatiepagina te gaan. Klik vervolgens links op Activiteiten en zoek de betreffende vacature op.
De "Activiteitenrapporten binnen de organisatie"-tabel in het dataoverzicht toont alle Activiteitenrapporten die gekoppeld zijn aan de vacatures / activiteiten van de organisatie.
Je vindt dit dataoverzicht door in het menu van de site te klikken op jouw profielicoon. Klik vervolgens op de naam van jullie organisatie om naar de organisatiepagina te gaan. Klik vervolgens links op Data en selecteer Ontvangen activiteitenrapporten.
E-mail om je te helpen herinneren
Géén zorgen: het is niet nodig om te onthouden dat je de rapporten regelmatig moet goedkeuren. Je kunt namelijk ook gewoon wachten tot wij je helpen herinneren. Maximaal 1x per maand ontvangt de contactpersoon van de organisatie een automatische herinneringse-mail. Deze e-mail wordt verstuurd als er nog:
- Activiteitenrapporten zijn die goedgekeurd moeten worden;
- Aanmeldingen van vrijwilligers zijn die nog op ‘In afwachting’ staan.